Nghệ thuật lãnh đạo: Quản trị sự thay đổi.

Tương lai chẳng bao giờ giống như trước đây...( LawerVU).

Có
người hào hứng, có người lại né tránh sự thay đổi, nhưng nếu có sự
chuẩn bị thích đáng thì ai cũng có thể được lợi và vui thích nó. Sự
thay đổi có thể là cơ hội cho thành công hoặc thất bại. Hãy tập trung
vào khả năng thành công, và động viên người khác cũng làm như vậy.
Những con sò không thích cát cho lắm, nhưng chúng tạo nên ngọc trai từ
cát. Dưới đây là cách làm sự thay đổi thành một kinh nghiệm tích cực
cho mọi người liên quan (kể cả bạn):

* Hãy nhận thức rằng thay đổi là không tránh khỏi, và hãy lập kế hoạch cho điều đó. Hãy đánh giá trước sự tác động của nó trên
+ Bạn
+ Đội của bạn
+ Bộ phận của bạn
+ Sếp của bạn

*
Hãy khám phá xem loại thay đổi nào đang đến. Đó là sự cập nhật trong
công nghệ? Một sự sát nhập? Một sự thay đổi về luật? Nó cấp bách đến
mức nào, và ai điều khiển nó? Những động cơ của họ là gì? Trả lời những
câu hỏi này sẽ cho bạn một bức tranh rõ ràng hơn về điều đang ở phía
trước và giúp bạn giúp người khác chuẩn bị cho điều đó.

* Hãy
đánh giá khả năng hấp thu sự thay đổi của người của bạn. Khả năng thích
nghi của họ có thể bị ảnh hưởng bởi những kinh nghiệm trước đó, thời
gian phục vụ và phong cách lãnh đạo của bạn.

* Bất cứ khi nào có
thể, hãy lưu ý trước các cộng sự của bạn về những thay đổi sắp xảy ra
để họ có thời gian thích nghi. Tập hợp người của bạn để cùng nhau đối
diện với thách thức.

* Khi bạn truyền đạt sự thay đổi cho những
người xung quanh, hãy mô tả nó trong ngữ cảnh của “bức tranh lớn”. Hãy
chỉ ra sự thay đổi sẽ tác động trên sứ mạng và mục đích chung của bạn
như thế nào.

* Hãy giải thích sự thay đổi sẽ tác động trên từng
người ra sao. Con người hay sợ những điều tác động trực tiếp trên họ:
những lề thói hằng ngày bị thay đổi, mất việc làm hoặc chuyển đến khu
vực mới. Hãy sẵn sàng trả lời những câu hỏi và lắng nghe những sự lo
lắng của họ.

* Hãy chuẩn bị người khác bằng cách cho họ những
công cụ để kiểm soát những thay đổi trong quá trình hoặc công nghệ. Hãy
tổ chức những buổi hội nghị chuyên đề, cung cấp cho họ những kinh
nghiệm thực tế và những chuyến thăm quan các hãng đã có những sự thay
đổi tương tự.

* Hãy chỉ cho người của bạn thấy họ có thể được
ích lợi từ sự thay đổi như thế nào. Nếu nhiệm vụ đòi hỏi sự cố gắng, kỹ
năng hoặc trách nhiệm nhiều hơn, hãy cung cấp những phần thưởng như trả
lương cao hơn, thời gian nghỉ nhiều hơn hoặc huấn luyện đặc biệt.

*
Hãy lắng nghe các ý tưởng của người của bạn về cách khiến sự thay đổi
trở nên suôn sẻ hết mức có thể. Được tham gia sẽ làm tăng mức độ cam
kết của họ.

* Hãy hỏi những ý tưởng mới sau khi sự thay đổi đã diễn ra để bạn củng cố thực tế về sự thay đổi không ngừng.

Xử lý thất bại

*
Một vài kế hoạch thay đổi của bạn sẽ thất bại. Hãy coi thất bại như một
kinh nghiệm học hỏi. Hãy phân tích điều bạn đã làm sai để không lặp lại
sai lầm đó một lần nữa.

* Nếu bạn đã thất bại, đừng bỏ cuộc. Hãy đứng dậy, phủi bụi và thử đi thử lại, cho đến khi bạn thành công.

*
Hãy để người khác được ích lợi từ những sai lầm của bạn. Hãy thông báo
cho những người đồng cấp với bạn về những vấn đề bạn đã gặp, để họ có
thể tránh được những cái hố tương tự.

* Hãy cho các cộng sự của
bạn biết rằng thất bại là được phép. Tuy nhiên, hãy khích lệ họ nhận
trách nhiệm sửa chữa sai lầm và học từ chúng.

* Hãy sắp xếp thời gian phân tích và đánh giá những kết quả của sự thay đổi của bạn.

Không
thay đổi thì không cạnh tranh và tồn tại được. Tuy nhiên, có nhiều khi
việc thay đổi trong nhiều doanh nghiệp không hề “thuận buồm xuôi gió”
chút nào. Thậm chí có doanh nghiệp còn gặp rất nhiều trở ngại. Kết quả
kinh doanh 6 tháng đầu năm của Công ty máy tính Nam Âu Cơ không hề khả
quan như mong đợi. Kế hoạch đề ra chỉ đạt chưa đến 70%. Để cạnh tranh
và tồn tại, Giám đốc Nguyễn đã nhận thấy được phải thay đổi việc quản
lý chi phí và phục vụ khách hàng để giữ thị phần và tăng trưởng lợi
nhuận. Anh Nguyễn đã thuê cả tư vấn và thành lập Ban cải tiến cho công
ty để thực hiện kế hoạch cải cách cho doanh nghiệp của mình. Họ đã vạch
ra được một chương trình hành động khá táo bạo và quyết định thực hiện.
Tuy vậy, con “tàu Titanic” trong chuyến hải hành đầu tiên đã va phải
một “tảng băng” trôi không ngờ đến!

Khó khăn đầu tiên!

Kế
hoạch chưa kịp bắt đầu thì những lời đồn đãi đã lan tràn trong công ty
rằng việc cải cách chẳng mang lại ích lợi gì cho doanh nghiệp. Nhân
viên thì thầm với nhau quy trình mới này sẽ khiến họ phải làm thêm
nhiều việc và một số bộ phận tự nhiên trở nên quan trọng hơn và sẽ được
Ban giám đốc ưu ái hơn. Các trưởng bộ phận chủ chốt ở các phòng ban bắt
đầu ngấm ngầm chống đối lại kế hoạch cải tiến. Họ tìm lý do bận bịu để
tránh né các buổi họp góp ý về thiết kế kế hoạch và thậm chí cả những
buổi họp đề ra quyết định.

Khó khăn đến từ ngay cả việc cung cấp
thông tin cho tư vấn. Không ít lần chuyên gia tư vấn hay ban cải tiến
yêu cầu cung cấp thông tin thì thường bị thoái thác hoặc chỉ nhận được
thông tin không đầy đủ. Nhiều nhân viên và cả các trưởng bộ phận dường
như không còn tập trung vào công việc kinh doanh. Họ bàn tán và chỉ
quan tâm tới việc họ sẽ như thế nào hoặc làm gì với quy trình mới. Thậm
chí xuất hiện cả những tin đồn rằng các trưởng bộ phận sẽ phải nghỉ
việc nếu những thay đổi được tiến hành.

Trong trường hợp trên,
Giám đốc Nguyễn đã mắc 2 lỗi trong khi triển khai kế hoạch thay đổi.
Thứ nhất, anh đã không nhìn được thay đổi là cả một quá trình dài và
vai trò của mình trong cả quá trình không chỉ là chỉ vạch ra kế hoạch
thực hiện mà còn phải chủ động thay đổi và hỗ trợ những người được giao
trách nhiệm thay đổi. Sai lầm thứ hai là anh đã không quản lý được sự
phản kháng ngay từ khi mới xuất hiện. Sự phản kháng có thể lan tràn
nhanh như đám cháy trước gió nếu không được quản lý tốt. Chờ đợi, không
quyết đoán can thiệp kịp thời sẽ chỉ làm cho tình hình tồi tệ hơn.

Biến chuyện lớn thành chuyện nhỏ!

Việc
thay đổi dường như là điều mà doanh nghiệp nào cũng ít nhiều nhìn thấy
và thực hiện. Tuy vậy, nếu không hiểu và nắm vững quy trình quản lý
thay đổi thì chủ doanh nghiệp hay người nhận trách nhiệm thực hiện thay
đổi có thể không thực hiện thành công kế hoạch của mình. Làm thế nào để
“gây phong trào” hay phát động một thay đổi? Làm thế nào để có được sự
đồng tình, ủng hộ của đồng nghiệp hay cấp trên trong cơ quan? Lợi ích
của việc thay đổi chưa chắc đã là lợi ích cho từng cá nhân trong doanh
nghiệp.

Vậy, làm thế nào để nhận biết và ngăn ngừa sự phản kháng như anh Nguyễn đã từng gặp?

Sau
đây là một quy trình gợi ý và một số kỹ thuật giúp những người lãnh
trách nhiệm thay đổi tránh được những “tảng băng” trôi khi điều khiển ý
tưởng thay đổi con “tầu Titanic” của doanh nghiệp.

1.Thức tỉnh nhân viên và đồng nghiệp

Tập
hợp các số liệu báo cáo kinh doanh và doanh số của doanh nghiệp, so
sánh với mục tiêu đề ra và sự kinh doanh của các công ty đối thủ, tạo
điều kiện để nhân viên phản ánh những than phiền của khách hàng về quy
trình, cách thức phục vụ... rồi chia sẻ với tất cả các nhân viên là
những cách thức bạn có thể làm để thức tỉnh nhân viên của bạn rằng nếu
không thay đổi, doanh nghiệp sẽ không tồn tại và cạnh tranh được.

Đây
cũng là cách mà bạn tạo điều kiện cho nhân viên tham gia, đóng góp vào
kế hoạch thay đổi của bạn sau này. Kurt Lewin - người “khổng lồ” trong
lĩnh vực quản lý thay đổi - gọi đây là bước “rã đông” như ta vẫn làm
khi lấy thức ăn ra khỏi ngăn đá. Tạo cho nhân viên thấy được sự cấp
thiết cần thay đổi cũng là cách làm cho họ đặt việc thay đổi là ưu tiên
hàng đầu trong các công việc của họ đang làm.

Trong trường hợp Công ty máy tính Nam Âu Cơ, anh Nguyễn đã “quên” không đánh thức nhân viên của mình trước khi hành động!

2. Khởi động sau khi tỉnh dậy

Bạn
sẽ gặp khó khăn đấy khi đánh thức nhân viên đang “ngon giấc” trong công
việc hàng ngày của công ty. Người chủ doanh nghiệp sẽ phải nói cho họ
biết là tỉnh dậy để làm gì và tỉnh dậy sẽ được ích lợi gì. Họ phải chỉ
ra cho nhân viên thấy công ty sẽ đạt được những lợi ích gì khi thực
hiện thay đổi và lợi ích đó có liên quan như thế nào đến từng phòng
ban, bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp. Phải cho nhân viên khởi động
ngay sau khi họ đã tỉnh dậy và biết phải đi đến đâu. Tạo cơ hội cho họ
bắt đầu ngay những gì có trong kế hoạch thay đổi.

Đây là những
bài tập khởi động mang lại “sức lực” cho nhân viên trên hành trình thay
đổi. Hãy tạo cơ hội nhân viên thực hành ngay nếu trong kế hoạch thay
đổi của bạn là cho nhân viên đi đào tạo các kỹ năng mới. Sự khởi động
sau khi tỉnh giấc cần kèm theo thông tin càng nhiều càng tốt. Và có thể
thực hiện qua nhiều kênh khác nhau như trên bảng thông báo, memo,
email, buổi họp, nói chuyện...

3. Lãnh đạo phải làm gương

Đồng
nghiệp của bạn sẽ nghĩ gì nếu bạn đánh thức họ dậy, yêu cầu họ làm việc
này việc kia còn bạn thì lại đi ngủ hoặc ngồi chơi? Nếu bạn muốn nhân
viên của mình theo mình suốt hành trình, bạn luôn phải là người đi đầu,
làm gương. Những lời nói, việc làm của bạn phải ăn khớp với nhau để tạo
niềm tin cho nhân viên, đồng nghiệp. Nếu không nhân viên sẽ mất niềm
tin và bỏ cuộc đấy! Giám đốc Công ty máy tính Nam Âu Cơ đã sai lầm khi
cho rằng trách nhiệm thay đổi chỉ là của Ban cải tiến và người tư vấn.

4. Thường xuyên đánh giá sự thay đổi

Thay
đổi là cả một quá trình. Mỗi một thay đổi, cải tiến nhỏ là một chặng
đường của cả một hành trình dài trên con đường tiến tới đích. Không đợi
đến đích mới đánh giá lại mà phải thường xuyên và liên tục. Hãy dành
một chút thời gian nhìn lại sau lưng những nơi mà mình đã qua.

Liệu
những gì mà bạn đã đạt được có như những gì bạn và nhân viên vạch ra
lúc đầu không? Nhân viên, đồng nghiệp của bạn nghĩ gì về những đổi thay
của bạn? Họ có học được cách nhìn mới về vấn đề và thay đổi quan điểm
hành vi trong khi làm việc không? Doanh số, lợi nhuận của bạn được cải
thiện như thế nào? Có được những câu trả lời và những số liệu cho những
câu hỏi trên, bạn đã sẵn sàng để tiếp tục chuyến hành trình tiếp theo
mà không bị bế tắc, thiếu tự tin về những gì mình đã làm.

Quá
trình thay đổi sẽ bị kéo dài và có thể bị cả nguy cơ đi chệch hướng nếu
người chủ doanh nghiệp không biết “tiếp thêm năng lượng” cho nhân viên
của mình. Những lời khen ngợi, công nhận, những phần thưởng, cơ hội xét
duyệt thăng cấp, tăng lương... là các công cụ hữu hiệu tạo động lực cho
nhân viên bạn tiếp tục thay đổi.

Với cách làm như vậy, mỗi quá
trình thay đổi chỉ còn là “chuyện nhỏ”. Và nếu thực hiện đúng thì nó sẽ
đem lại một bộ mặt mới thực sự cho doanh nghiệp.

Theo TBKTVN