Kỹ năng đàm phán - Khái niệm chung

KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN

- Các khái niệm chung
- Chuẩn bị đàm phán
- Mở đầu đàm phán
- Tạo sự hiểu biết
- Thương lượng
- Kết thúc đàm phán
- Văn hóa trong đàm phán kinh doanh quốc tế

I - Các khái niệm chung

Trong
kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao nhất.
Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp
đồng của nhà kinh doanh trên thương trường.

1- Khái niệm đàm phán:

Đàm
phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người
khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa
thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và
có những quyền lợi đối kháng.

Francois de Cailere, một nhà đàm
phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định:
"Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và
cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử
nhanh nhậy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại
cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận,
thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí
mật đối với người khác.

Nhà đàm phán giỏi còn phải biết tự chế
ngự mình để thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác để tránh bị
mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng nói những
lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan.

2 - Những nguyên tắc cơ bản:

1. Đàm phán là một hoạt động tự nguyện.
2. Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được.
3. Mục đích của đàm phán là thỏa thuận.
4. Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận.
5. Không đạt được thỏa thuận có khi là kết quả tốt.
6. Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàm phán.
7. Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn.
8. Kết quả mỹ mãn là cải thiện được tình hình hiện tại của cả 2 bên.
9. Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên.

3 - Các phương pháp đàm phán

Đàm phán có thể chia ra làm 3 phương pháp cơ bản:


4 - Các hình thức đàm phán:

Do
đàm phán là quá trình có tính mục đích nên trong thực tế có rất nhiều
cách được thể hiện để đàm phán. Tựu chung lại có thể chia đàm phán theo
hình thức thể hiện, gồm đàm phán bằng văn bản, đàm phán bằng gặp mặt và
đàm phán qua điện thoại.

Trong kinh doanh, mỗi một hình thức đàm
phán được sử dụng phát huy những hiệu quả rất rõ rệt nếu doanh nhân
biết sử dụng chúng đúng nơi, đúng lúc.

a -Đàm phán bằng văn bản

Các dạng đàm phán bằng văn bản thường thấy trong hoạt động kinh doanh là:

- Hỏi giá: Do người mua đưa ra và không ràng buộc người hỏi phải mua

- Chào hàng
+ Chào hàng cố định: Người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng của mình trong thời hạn hiệu lực của chào hàng.
+ Chào hàng tự do: Người chào hàng không bị ràng buộc với chào hàng của mình.

-
Đổi giá: Đổi giá xảy ra khi một bên từ chối đề nghị của bên kia và đưa
ra đề nghị mới. Khi đó đề nghị mới trở thành chào hàng mới và làm cho
chào hàng cũ hết hiệu lực.

- Chấp nhận. Một chấp nhận có hiệu lực phải đảm bảo:
+ Hoàn toàn, vô điều kiện.
+ Khi chào hàng vẫn còn hiệu lực.
+ Do chính người được chào hàng chấp nhận.
+ Được truyền đạt đến tận người chào hàng.

- Xác nhận:
Là
việc khẳng định lại những điều thỏa thuận cuối cùng giữa các bên để
tăng thêm tính chắc chắn và phân biệt với những đàm phán ban đầu.

b-Đàm phán bằng gặp mặt

- Bắt tay
Bắt tay khi gặp mặt và chia tay nhau trong cùng một ngày tại cùng một địa điểm hoặc khi bày tỏ sự chúc mừng người khác.

Các nguyên tắc bắt tay thông dụng:
+ Người chìa tay trước: Phụ nữ, người lớn tuổi,người có chức vụ cao, chủ nhà
+ Cần tránh: đeo găng tay, bóp quá mạnh, cầm tay hờ hững, lắc quá mạnh, giữ quá lâu.
+ Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ

- Giới thiệu
Giới thiệu trẻ với già, người địa vị xã hội thấp với người địa vị xã hội cao, nam với nữ, khách với chủ…..

- Trao và nhận danh thiếp, Khi trao danh thiếp cần chú ý:
+ Đưa mặt có chữ dễ đọc
+ Không cầm cả hộp đựng danh thiếp để trao
+ Đưa bằng hai tay
+ Vừa đưa vừa tự giới thiệu họ tên mình
+ Trao cho tất cả những người có mặt

- Khi nhận danh thiếp cần chú ý:
+ Nhận bằng 2 tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập
+ Cố gắng nhớ tên và chức vụ của người trao rồi mới cất đi
+ Trao danh thiếp của mình. Nếu không có thì phải xin lỗi, hẹn lần sau.

- Ứng xử với phụ nữ
Luôn tỏ ra quan tâm, săn sóc, tôn trọng và giúp đỡ. Ví dụ
+ Lối đi hẹp, nhường phụ nữ đi trước
+ Chỗ khó đi, phải đi trước mở đường
+ Phải để phụ nữ chủ động khoác tay chỗ quãng đường khó đi
+ Lên cầu thang, phụ nữ đi trước, xuống cầu thang phụ nữ đi sau.
+ Kéo ghế mời phụ nữ ngồi
+ Muốn hút thuốc phải xin lỗi
+ Không chạm vào người phụ nữ khi chưa được phép, nhưng phụ nữ được quyền chạm vào nam giới mà không cần xin phép.

- Thăm hỏi
Nếu
muốn thăm hỏi, cần báo trước xin được thăm hỏi. Nếu tặng hoa thì tặng
tận tay, nếu tặng quà thì chỉ để trên bàn. Đến và ra về đúng giờ đã hẹn.

- Tiếp chuyện
Trong
phòng khách xếp ghế nệm dài, chủ nhà bên trái, khách bên phải, những
người khác lần lượt ngồi các ghế tiếp theo theo thứ tư trên dưới theo
vị trí xuất khẩu hay tuổi tác. Không rung đùi hay nhìn ngang liếc dọc,
không lấy thứ gì ra xem khi chủ nhà không giói thiệu.

c- Đàm phán qua điện thoại

- Người gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi?
- Người nhận thể hiện sự sẵn lòng nghe
- Hãy mỉm cười khi nói chuyện điện thoại
-
Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình vẫn đang cầm máy.Nếu cần giữ quá lâu
thì hãy yêu cầu người gọi xem mình có thể gọi lại cho họ không?
- Sẵn sàng ghi chép khi điện thoại
- Để người gọi kết thúc cuộc nói chuyện

5 - Những lỗi thông thường trong đàm phán

1. Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu minh mẫn
2. Không biết đối tác ai là người có quyền quyết định
3. Không biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào
4. Bước vào đàm phán với mục đích chung chung
5. Không đề xuất những quan điểm và lý lẽ có giá trị
6. Không kiểm soát các yếu tố tưởng như không quan trọng như thời gian và trật tự của các vấn đề
7. Không để cho bên kia đưa ra đề nghị trước
8. Bỏ qua thời gian và địa điểm như là 1 vũ khí trong đàm phán
9. Từ bỏ khi cuộc đàm phán dường như đi đến chỗ bế tắc
10. Không biết kết thúc đúng lúc

Những điểm cơ bản để tránh lỗi thông thường

1. Không ngắt lời bên kia. Nói ít và tích cực nghe
2. Đặt các câu hỏi mở có mục đích để tạo sự hiểu biết
3. Sử dụng chú giải, những bình luận hài hước và tich cực
4. Sử dụng viêc ngừng đàm phán để kiểm soát được nội bộ
5. Lập 1 mục tiêu rõ ràng, cụ thể và thực tế trước khi đàm phán
6. Tóm tắt thường xuyên
7. Liệt kê những điểm cần giải thích và những điểm đã hiểu
8. Tránh dùng những ngôn ngữ yếu
9. Không chỉ trích bên kia. Tìm ra những điểm chung của cả 2 bên để đi đến thỏa thuận
10. Tránh chọc tức
11. Tránh đưa ra quá nhiều lý do cho đề nghị của mình.
12. Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách, công kích hay chế nhạo cá nhân.

6 - Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán

1. Ấn tượng ban đầu.

Không
nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu đòi hỏi. Trước
hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói
mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu. Bạn luôn nhớ
rằng sẽ không bao giờ có cơ hội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu.
Sau đó bạn sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán,
thương thuyết với đối tác.

2. Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán.

Ít
nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và
tiếp nhận qua các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể bạn. ít nhất
một phần ba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và
cách nói của người đàm phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ
nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán. ý thức đánh giá
cao, coi trọng đối tác của người đám phán sẽ thể hiện ngay trong cách
thể hiện, giọng điệu và cách nói. Chỉ có thể đàm phán và thuyết phục
thành công
nếu tự người đàm phán không có ý thức và cảm giác mình sẽ hoặc đang đóng kịch với đối tác.

3. Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán.

Người
nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình
không mong muốn. Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết,
người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành
những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết
quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu
này trong quá trình đàm phám thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng
chóng đạt được.

4. Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói.

Người
ta nói rằng người thắng cuộc bao giờ cũng là người biết nghe. Chỉ có ai
thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì, muốn
gì thì người đó mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình.
Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ
của họ. Xem họ có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế
hay bực bội không. Cũng có thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn
hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin.

5. Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt.

Đừng
bao giờ nói rằng vấn đề này mình có quan điểm khác mà nên nói về cơ bản
mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này. Ðừng nói
thẳng rằng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói đó cũng là một
cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta cũng thử lật lại vấn đề một lần nữa
xem sao. Ðừng bao giờ nói hàng hóa, dịch vụ của mình là rẻ vì rẻ thường
đem lại ấn tượng hay suy diễn không tốt về chất lượng. Khi đang tranh
cãi, đàm phán về giá cả thì đừng nói: chúng ta sẽ không đạt được kết
quả nếu chỉ đàm phán về giá mà nên chuyển hướng. Trước khi tiếp tục đàm
phán về giá cả, chúng ta nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, hình
thức của hàng hoá, phương thức thanh toán,... Nếu đối tác bị ấn tượng
thì vấn đề giá cả không còn quá gay cấn khi tiếp tục đàm phán.

6. Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều.

Người
nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả
về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo
léo sẽ chứng minh cho đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến
điều họ đang nói. Chính trong thời gian lắng nghe bạn có thể phân tích,
tìm hiểu các động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán.

Tùy từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp.
+
Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp
giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thông tin
trước khi thật sự bắt đầu đàm phán.
+ Các câu hỏi gián tiếp cũng
có thể là câu hỏi đón đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của
cuộc đàm phán thương thuyết. Khi cần làm rõ hay khẳng định một điều gì,
nên đặt câu hỏi sao cho đối tác chỉ cần trả lời có hay không.
Tất nhiên phải thận trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này vì sẽ gây cho đối tác cảm giác bực mình, khó chịu.

7. Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào.

Ðâu
là điểm thấp nhất mà mình có thể chấp nhận được. Ðâu là điểm mình không
bao giờ được thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác. Biết được giới hạn
đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm
phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. Không phải cuộc
đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến ký kết hợp đồng
thương mại. Người có khả năng đàm phán tốt phải là người có đủ dũng cảm
và quyết đoán không chịu ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu có thể gây
bất lợi cho mình. Ðể đàm phán thành công, không nên thực hiện cứng nhắc
theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã về không".

8. Ðể thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết.

Có
khi "một món quà nhỏ", một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác
thì có thể đem lại cho bạn cả một hợp đồng kinh doanh béo bở. Ðàm phán
kinh doanh là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận "cho và nhận";
phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi. Ðừng nên để xuất
hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và người thua sau cuộc đàm phán
kinh doanh, nếu như bạn còn tiếp tục kinh doanh với đối tác đó.
Kết
quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa
hai bên. Vì vậy, khi đàm phán không chỉ chú ý cứng nhắc một chiều quyền
lợi, mục đích riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên
kia.

9. Ðể tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng,
Nhà
đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất
giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới. Làm được điều
đó tức là nhà đàm phán đã chủ động điều tiết buổi thương thuyết. Những
điểm chưa rõ có thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại. Nếu khéo léo
thì nhà
thương thuyết có thể đưa cả hướng giải quyết cho điểm nội
dung đàm phán tiếp theo. Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt từng nội
dung đã đàm phán sẽ giúp cho nhà thương thuyết luôn luôn không xa rời
mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên có hệ thống, bài bản và
là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo.

7- Những điều cần tránh để đàm phán không thất bại

1. Nói quá nhỏ:
Nếu
nói quá nhỏ khi đàm phán sẽ làm đối tác không tập trung và có thể dẫn
đến hiểu lầm. Vì vậy cần phải nói đủ nghe rõ, ngắn gọn và nên nói chậm
hơn lúc bình thường.

Như thế đối tác sẽ có thời gian để nghe, tiếp nhận và hấp thụ các thông tin, lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt.

2.
Không nhìn vào mắt đối tác đàm phán: sẽ gây cảm giác không thiện cảm,
không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phía đối tác,
nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán, vừa thể hiện sự tự tin, quan tâm của mình vừa đem lại tin cậy cho đối tác.

3.
Không có kế hoạch cụ thể: Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định
trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Nếu có nhiều nội dung,
lĩnh vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn
lộn khi đàm phán.

4. Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác:
Điều
này có thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết sẽ thất bại và nhiều khi
thất bại với lý do đáng buồn như nhầm nội dung đàm phán hay phía công
ty đối tác cử nhầm người ra đàm phán vì không rõ nội dung sẽ đàm phán.

5. Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán:
Nếu
đối tác nói quá nhiều thì người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt
ngang hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội
dung chính của đàm phán. Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ
đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán một mặt hàng hoàn toàn khác.

6. Ðưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm phán:
Như
vậy, chẳng khác gì nhà đàm phán đã "bắn hết đạn" ngay từ lúc đầu mà
không hiệu quả. Hãy sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục
của mình cho từng nội dung hay từng thắc mắc tìm hiểu của đối tác. Nên
nhớ rằng đối tác cần có thời gian để tiếp nhận, "tiêu hoá" các thông
tin trước khi bị thuyết phục để đi đến thống nhất trong đàm phán.

7. Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác:
Ðiều
đó chỉ làm cho đối tác càng có lý do khẳng định ý kiến phản đối hay
nghi ngờ của họ và từ đó sẽ gây ra định kiến trong suốt quá trình đàm
phán. Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn trả
lời bằng tất cả các lý lẽ thông tin của mình.

8. Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán:
Ðiều
này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi không thể có những linh
hoạt nhân nhượng trong chừng mực có thể. Và như thế, không chỉ gây thất
bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo
trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau.

9. Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác:
Người
đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình
là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán. Không nên có những
lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác.